Selecteer een pagina

Waar moet je op letten bij een bedrijfsverhuizing?

Net als bij een gewone verhuizing heeft een bedrijfsverhuizing heel wat voeten in de aarde. Ook in deze situatie is een goede voorbereiding essentieel. Een checklist tijdens de verhuizing is eigenlijk onontbeerlijk. Je zult namelijk met allerlei zaken rekening moeten houden, van het plannen van de verhuizing tot het regelen van de nieuwe huisvesting. Op welke zaken moet worden gelet tijdens een bedrijfsverhuizing?

 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt in het bijzonder voor een bedrijfsverhuizing. Begin dan ook op tijd met alle voorbereidingen. Laat bijvoorbeeld alvast een indelingsplan en plattegrond voor het nieuwe gebouw maken. Koop daarnaast ruim vantevoren het nieuwe meubilair, en kijk of de huisstijl van het oude gebouw nog past bij het nieuwe. Maak tevens afspraken met het telefoon- en internetbedrijf over alle verbindingen binnen het bedrijf.

 

Takenpakket

Om alles in goede banen te leiden kun je het beste één hoofdverantwoordelijke en een projectgroep opstarten. Samen regelen zij onder andere de technische zaken, de persoonlijke zaken en de publiciteit naar de buitenwereld. Daarnaast is het essentieel om goed te communiceren met het bedrijfspersoneel. Zij dienen goed op de hoogte worden gehouden van de gang van zaken. Voer met de projectgroep onder andere de volgende zaken uit:

  1. Stel een budget voor het verhuizen op. Zo houd je altijd financieel overzicht, en kom je nooit voor ongewenste verrassingen te staan.
  2. Maak een strak tijdsschema, zodat iedereen precies weet hoe het er voor staat.
  3. Maak een agenda en plan vergaderingen om over de voortgang te plaatsen
  4. Stel medewers aan die de voortgang van de verhuizing extra goed controleren.
  5. Regel het financiële gedeelte van de verhuizing, zoals de verzekeringen.

 

Aannemer en architect inschakelen

Een bedrijfsverhuizing is een omvangrijk project. Zowel het verhuizen vanuit het oude pand als het inrichten van het nieuwe pand neemt maanden in beslag.  Zo moet je flink wat knopen doorhakken wat betreft de bouwplannen en de voorzieningen in het nieuwe pand.  Het is aan te raden om de hulp van een aannenemer en architectenbureau in te schakelen. Dit persoon heeft kennis van zaken, en in staat om bouwkundige plannen correct op papier te zetten. Het is onmogelijk om tijdens een bedrijfsverhuizing alle taken zelf op je te nemen.

 

Onderhoud je contacten

Goede communicatie en samenwerking maken iedere bedrijfsverhuizing een succes. Neem dan ook regelmatig contact op met de architect of bouwkundige over de voortgang van zaken. Dit kan vervolgens weer gecommuniceerd worden met de projectgroep. Neem daarnaast contact op met de gemeente. Voor de nieuwe bedrijfslocatie zijn er waarschijnlijk bepaalde vergunningen nodig. Je wilt natuurlijk niet dat de gemeente een streep trekt door de verhuizing. Wellicht heb je ook recht op subsidies. Deze zijn te vinden in een gids van de Kamer van Koophandel. Goede communicatie en vooronderzoek kan je dan ook aardig wat geld schelen.

 

Zorg goed voor de medewerkers

Tijdens een bedrijfsverhuizing is het belangrijk om goede beveiliging te hebben.  Zorg er dan ook voor dat er altijd bewaking in het nieuwe gebouw aanwezig is. Ook is het handig om de technische dienst alvast paraat te hebben staan voor allerlei klussen. Zorg er tenslotte voor dat iedereen in het bedrijf betrokken is bij de verhuizing. Geef alle medewerkers een eigen taak, en zorg goed voor ze met voldoende koffie en thee en een goede maaltijd.  Daardoor heeft iedereen er zin in!